معاون راهبردی قوه قضاییه نوشت: ارجاع هوشمند پرونده‌ها را باید فراتر از یک سامانه نرم‌افزاری و در چارچوب یکی از الزامات تحقق سند تحول و تعالی قوه قضاییه مورد بررسی قرار داد. این سامانه می‌تواند حلقه اتصال میان اهداف کلان تحول قضایی و اصلاح عملیاتی فرایند‌های روزمره دادگستری باشد.
سید محمد صاحبکار خراسانی، معاون راهبردی قوه قضاییه در یادداشتی در رابطه با ارجاع هوشمند پرونده نوشت: تحول در دستگاه قضایی صرفاً با افزایش تعداد شعب، توسعه زیرساخت‌های فیزیکی یا الکترونیکی کردن خدمات قضایی محقق نمی‌شود؛ بلکه تحول واقعی زمانی اتفاق می‌افتد که فرایند‌های داخلی دستگاه قضایی به‌گونه‌ای بازطراحی شوند که عدالت، سرعت، دقت، سلامت و کارآمدی در تمامی مراحل ارائه خدمات قضایی تحقق یابد.
یکی از مهم‌ترین این فرایندها، نحوه ارجاع پرونده‌ها به شعب و قضات است؛ فرایندی که در نگاه نخست ممکن است اقدامی اداری و مقدماتی به نظر برسد، اما در عمل می‌تواند بر سرعت رسیدگی، کیفیت تصمیمات قضایی، توزیع عادلانه کار میان قضات، تخصصی شدن رسیدگی‌ها و حتی سلامت دستگاه قضایی تأثیرگذار باشد.
از این منظر، ارجاع هوشمند پرونده‌ها را باید فراتر از یک سامانه نرم‌افزاری و در چارچوب یکی از الزامات تحقق سند تحول و تعالی قوه قضاییه مورد بررسی قرار داد. این سامانه می‌تواند حلقه اتصال میان اهداف کلان تحول قضایی و اصلاح عملیاتی فرایند‌های روزمره دادگستری باشد.
سند تحول و تعالی؛ مبنای بازطراحی نظام ارجاع پرونده‌ها
سند تحول و تعالی قوه قضاییه، با هدف اصلاح ساختارها، فرایندها و شیوه‌های ارائه خدمات قضایی، مجموعه‌ای از سیاست‌ها، راهبرد‌ها و اقدامات تحولی را پیش‌بینی کرده است. در این سند، موضوعاتی همچون عدالت‌محوری، ارتقای سلامت قضایی، کاهش اطاله دادرسی، تخصصی شدن رسیدگی‌ها، توسعه نظارت هوشمند، بهره‌گیری از فناوری‌های نوین و استقرار حکمرانی داده‌محور مورد توجه قرار گرفته‌اند.
ارجاع هوشمند پرونده‌ها با بخش قابل توجهی از این اهداف ارتباط مستقیم دارد. به بیان دیگر، این طرح صرفاً یکی از مصادیق هوشمندسازی نیست، بلکه می‌تواند به‌صورت هم‌زمان در خدمت چندین هدف اساسی سند تحول قرار گیرد.
اهمیت این موضوع زمانی بیشتر می‌شود که بدانیم بسیاری از مشکلات نظام دادرسی، از جمله تراکم نامتوازن پرونده‌ها در شعب، ارجاع پرونده‌های تخصصی به شعب فاقد تجربه کافی، اطاله ناشی از ارجاع‌های نادرست و زمینه‌های احتمالی مداخله در تعیین شعبه، به نحوه طراحی و اجرای نظام ارجاع ارتباط پیدا می‌کنند.
۱. ارجاع هوشمند و تحقق عدالت‌محوری در سند تحول
یکی از مهم‌ترین اهداف سند تحول و تعالی، تحقق عدالت در تمامی فرایند‌های قضایی است. عدالت نباید صرفاً به صدور رأی منطبق با قانون محدود شود، بلکه باید در فرایند‌های مقدماتی و اداری رسیدگی نیز مورد توجه قرار گیرد.
توزیع عادلانه پرونده‌ها میان شعب و قضات، یکی از مصادیق مهم عدالت در مدیریت قضایی است. اگر پرونده‌ها بدون توجه به ظرفیت واقعی شعب، تخصص قضات و پیچیدگی موضوعات توزیع شوند، ممکن است برخی شعب با تراکم بیش از حد مواجه شوند، در حالی که ظرفیت رسیدگی در سایر شعب به‌طور کامل مورد استفاده قرار نگیرد.
در این شرایط، صرفاً برابر بودن تعداد پرونده‌های ارجاعی به شعب مختلف نمی‌تواند نشانه عدالت در توزیع کار باشد.
برای مثال، دو شعبه ممکن است هر کدام ۱۰۰ پرونده داشته باشند، اما یکی با پرونده‌های ساده و کم‌حجم و دیگری با پرونده‌های پیچیده اقتصادی و چندموضوعی مواجه باشد. بنابراین، عدالت در ارجاع مستلزم محاسبه وزن و میزان واقعی کار هر پرونده است.
از این رو، یکی از مهم‌ترین اقدامات در تکمیل سامانه ارجاع هوشمند، طراحی نظام وزن‌دهی پرونده‌ها بر اساس نوع دعوا، پیچیدگی، حجم مستندات، تعداد اصحاب دعوا، تعداد موضوعات مطروحه و زمان مورد نیاز برای رسیدگی است.
۲. ارجاع هوشمند و ارتقای سلامت قضایی؛ اصلاح ساختار‌های فسادزا
یکی از محور‌های مهم سند تحول و تعالی، مبارزه با فساد درون قوه قضاییه و شناسایی و حذف ساختار‌های فسادزا است.
در این چارچوب، پیشگیری از شکل‌گیری زمینه‌های فساد، اهمیت ویژه‌ای دارد. یکی از حوزه‌هایی که باید از منظر سلامت اداری مورد توجه قرار گیرد، فرایند تعیین شعبه رسیدگی‌کننده به پرونده‌هاست.
هرچه امکان مداخله سلیقه‌ای و غیرضروری در این فرایند بیشتر باشد، احتمال ایجاد شائبه درباره نحوه تخصیص پرونده‌ها نیز افزایش می‌یابد.
ارجاع هوشمند می‌تواند با استقرار قواعد مشخص و از پیش تعریف‌شده، کاهش مداخلات انسانی غیرضروری و ثبت کامل سوابق ارجاع، به محدود کردن این زمینه‌ها کمک کند.
بنابراین، تمامی تغییرات دستی در ارجاع، همراه با ثبت هویت کاربر، زمان تغییر و علت آن انجام می‌شود.
به این ترتیب، ارجاع هوشمند می‌تواند از یک ابزار تسهیل‌کننده قضایی به یکی از سازوکار‌های پیشگیری ساختاری از فساد در دستگاه قضایی تبدیل شود.
۳. ارجاع هوشمند و کاهش اطاله دادرسی
کاهش اطاله دادرسی از اهداف محوری سند تحول و تعالی است. بخشی از زمان رسیدگی به پرونده‌ها، پیش از ورود ماهوی قاضی به دعوا و در مراحل اداری تشکیل و ارجاع پرونده سپری می‌شود.
ارجاع اشتباه، عدم توجه به سوابق پرونده، شناسایی نکردن ارتباط میان دعاوی و تخصیص پرونده به شعب نامتناسب می‌تواند موجب اقدامات اصلاحی، ارسال پرونده به مرجع دیگر و افزایش زمان رسیدگی شود.
سامانه ارجاع هوشمند با استفاده از اطلاعات ساختاریافته و سابقه‌یابی پرونده‌ها می‌تواند از بخشی از این مشکلات جلوگیری کند.
یکی از قابلیت‌های مهمی که باید در توسعه این سامانه مورد توجه قرار گیرد، شناسایی ارتباط میان پرونده‌های مرتبط و دعاوی دارای منشأ مشترک است. این قابلیت می‌تواند از پراکندگی رسیدگی به پرونده‌های مرتبط جلوگیری کرده و زمینه تصمیم‌گیری منسجم‌تر را فراهم کند؛ البته با رعایت کامل قواعد صلاحیت و مقررات قانونی مربوط.
همچنین لازم است عملکرد سامانه از نظر تأثیر واقعی بر کاهش زمان رسیدگی ارزیابی شود؛ زیرا سرعت در ارجاع، لزوماً به معنای کاهش زمان کل دادرسی نیست.
۴. ارجاع هوشمند و تحقق حکمرانی داده‌محور
یکی از جهت‌گیری‌های مهم سند تحول و تعالی، حرکت به سمت حکمرانی داده‌محور و توسعه نظارت‌های هوشمند است.
ارجاع هوشمند این ظرفیت را دارد که اطلاعات ارزشمندی درباره وضعیت شعب، حجم پرونده‌ها، میزان تراکم، تخصص قضات، زمان رسیدگی و الگو‌های توزیع پرونده‌ها تولید کند.
این اطلاعات می‌تواند به مدیران قضایی کمک کند تا به‌جای تصمیم‌گیری بر اساس گزارش‌های کلی و مقطعی، از داده‌های واقعی و به‌روز برای مدیریت منابع و ظرفیت‌های قضایی استفاده کنند.
برای مثال، اگر اطلاعات سامانه نشان دهد برخی شعب به‌طور مستمر با تراکم بیش از ظرفیت مواجه هستند، در حالی که شعب هم‌سطح از ظرفیت خالی برخوردارند، مدیران می‌توانند برای اصلاح الگوی توزیع پرونده‌ها تصمیم‌گیری کنند.
همچنین تحلیل داده‌های ارجاع می‌تواند الگو‌های غیرمتعارف را شناسایی کند؛ از جمله تغییرات مکرر در تخصیص پرونده‌ها، تفاوت‌های غیرعادی در توزیع پرونده‌های مشابه و انحراف از قواعد معمول ارجاع.
بنابراین، سامانه ارجاع هوشمند باید علاوه بر انجام وظیفه تخصیص پرونده، به یکی از منابع اصلی اطلاعات مدیریتی و نظارتی قوه قضاییه تبدیل شود.
۵. الزامات قانونی و اجرایی ارجاع هوشمند
اهمیت این طرح صرفاً ناشی از اهداف سند تحول نیست، بلکه در قوانین و مقررات نیز مورد تأکید قرار گرفته است.
در بند ۲۶ سیاست‌های کلی برنامه هفتم توسعه، بر هوشمندسازی فرآیند‌ها و استفاده حداکثری از فناوری‌های نوین در ارایه خدمات قضایی تأکید شده است. در همین راستا، ماده ۱۱۳ قانون برنامه پنج‌ساله هفتم پیشرفت، قوه قضاییه را مکلف کرده است امکان انجام اموری از قبیل ارجاع پرونده و تعیین وقت را با استفاده از فناوری‌های نوین، از جمله هوش مصنوعی، برای کمک به قاضی فراهم کنند و مسئولیت شخص قاضی را محفوظ بدارند.
همچنین ماده ۱۲ دستورالعمل هوشمندسازی و الکترونیکی شدن فرایندها و پرونده‌های قضایی مصوب ۲۷ خرداد ۱۴۰۳، سازوکار ارجاع خودکار پرونده‌ها را با توجه به سابقه‌یابی، قواعد صلاحیت، تعداد پرونده‌های ارجاع‌شده، وضعیت شعب و سایر ملاحظات پیش‌بینی کرده است.
این مقررات نشان می‌دهد ارجاع هوشمند از مرحله یک ایده فناورانه عبور کرده و به بخشی از الزامات قانونی تحول فرایند‌های قضایی تبدیل شده است.
۶. شاخص‌های ارزیابی موفقیت؛ از تعداد ارجاع‌ها تا میزان تحقق عدالت
یکی از نکات مهم در اجرای سند تحول و تعالی، تفکیک میان انجام اقدامات و تحقق نتایج است. صرف اینکه تعداد مشخصی پرونده از طریق سامانه ارجاع شده باشد، نمی‌تواند به‌تنهایی نشانه موفقیت طرح تلقی شود.
برای ارزیابی واقعی عملکرد سامانه، باید شاخص‌های زیر مورد توجه قرار گیرند:
۱. درصد پرونده‌های ارجاع‌شده به‌صورت سیستمی؛
۲. میزان تعادل بار کاری شعب با لحاظ وزن و پیچیدگی پرونده‌ها؛
۳. میزان انطباق تخصص قضات با موضوع پرونده‌های ارجاعی؛
۴. میزان کاهش ارجاع‌های اشتباه و اصلاحات ناشی از آن؛
۵. تأثیر ارجاع هوشمند بر زمان کل رسیدگی و پرونده‌های معوق؛
۶. سنجش میزان رضایت مردم
انتشار گزارش‌های دوره‌ای از این شاخص‌ها می‌تواند علاوه بر کمک به مدیریت قوه قضاییه، زمینه پاسخگویی بیشتر و افزایش اعتماد عمومی را فراهم کند.
ارجاع هوشمند، آزمونی برای تحقق تحول قضایی
ارجاع هوشمند پرونده‌ها را باید یکی از ابزار‌های مهم تحقق اهداف سند تحول و تعالی قوه قضاییه دانست؛ ابزاری که ظرفیت آن را دارد تا به‌صورت هم‌زمان در خدمت عدالت‌محوری، ارتقای سلامت قضایی، تخصصی شدن رسیدگی‌ها، کاهش اطاله دادرسی و استقرار حکمرانی داده‌محور قرار گیرد.
با این حال، نباید میان خودکارسازی فرایندها و تحقق تحول قضایی خلط کرد. خودکار شدن ارجاع پرونده، به‌خودی‌خود به معنای توزیع عادلانه کار، کاهش فساد یا افزایش کیفیت رسیدگی نیست. این اهداف زمانی محقق می‌شوند که سامانه بصورت هوشمند بر اساس معیار‌های دقیق و شفاف طراحی شده، ظرفیت واقعی شعب را بشناسد، تخصص قضات را لحاظ کند و در معرض نظارت و ارزیابی مستمر قرار داشته باشد.
در نهایت، موفقیت ارجاع هوشمند نه با تعداد پرونده‌هایی که به‌صورت خودکار به شعب ارجاع می‌شوند، بلکه با میزان تأثیر آن بر کیفیت، عدالت، سلامت و کارآمدی نظام قضایی سنجیده خواهد شد. فناوری زمانی به تحول قضایی منجر می‌شود که از یک ابزار اداری فراتر رود و در خدمت تحقق عدالت و رضایت مردم قرار گیرد.