بخش نمایه‌سازی و مستندسازی اداره اسناد آستان قدس رضوی، با تسهیل دسترسی به اطلاعات تاریخی، مسیر پژوهش در میان اسناد کهن را هموار کرده است.
اسناد، بخشی از هویت تاریخی و فرهنگی هر کشوری است که همیشه موردتوجه دانش‌پژوهان قرار دارد. دراین‌بین، نمایه‌سازی اسناد، نقش اثرگذاری در تسهیل بازیابی اطلاعات نهفته در این منابع ارزشمند دارد. آستان قدس رضوی نیز با برخورداری از گنجینه نفیسی از اسناد مکتوب، نگاه ویژه‌ای به این امر داشته است. در این مجال، با اعظم نظرکرده، مسئول امور مستندسازی و نمایه‌سازی اداره اسناد آستان قدس رضوی به گفت‌وگو می‌پردازیم که در ادامه می‌خوانید:
منظور از نمایه‌سازی اسناد چیست؟
نمایه، فهرستی از موضوع‌ها، واژه‌ها، نام‌ها، عبارت‌ها و دیگر مطالب همراه با نشانی یافتن آنهاست. نمایه‌ها نیز به دودسته کلی؛ نمایه «توصیفی» و «موضوعی» تقسیم می‌شود. به نمایه‌ای که اسناد را بر اساس ویژگی‌های اطلاعاتی غیر موضوعی فهرست و طبقه‌بندی می‌کند، نمایه توصیفی و به نمایه‌ای که اسناد را بر اساس زمینه‌های اطلاعاتی که بار موضوعی دارند، فهرست می‌کند، نمایه موضوعی گفته می‌شود. در این میان، فشرده‌کردن محتوای اطلاعاتی و تطبیق و یکسان‌سازی زبان سند و نظارت بر شیوه تدوین راهبردی در جست‌وجوی اطلاعات، از کارکردهای نمایه‌سازی است.
این فرایند شامل چه مراحلی می‌شود؟
نمایه‌سازی اسناد در چهار مرحله اعم از «انتقال اسناد از بخش مخزن به بخش نمایه‌سازی»، «مستندسازی اسامی موجود در اسناد»، «مستندسازی مُهرها» و «تهیه دست‌نامه چکیده‌نویسی و نمایه‌سازی»، انجام می‌شود.
انجام نمایه‌سازی چه اهمیتی در مراکز بایگانی‌ای و اسنادی دارد؟
یک نمایه خوب و کامل، پژوهشگر را بدون مانع، بدون مسیر اشتباه و بدون مطالب غیرمرتبط به اطلاعات دقیق و موردنیاز می‌رساند. البته شاید گفته شود که بیشتر کلیدواژه‌ها در سندها وجود دارند و تمام آن چیزی که ما باید انجام دهیم تهیه سیاهه‌ای از آنهاست، اما در حقیقت، نمایه‌سازی یک صنعت هنری است که برای استفاده از آن به طور پیوسته باید مطالعه متمرکز داشت. نکته مهم آن نیز چگونگی قراردادن کلمات مفید در ردیف‌های کاربردی است؛ بنابراین، نمایه‌ها جزو تجملات نیستند؛ بلکه در اغلب موارد، بازیابی اطلاعات بدون وجود آنها غیرممکن خواهد بود. به‌خصوص که نمایه‌ها، راه‌های میان‌بر، نظام‌مند و مؤثر برای رسیدن پژوهشگران به اطلاعات موردنیاز را فراهم می‌کنند. به‌این‌ترتیب، نمایه‌ها بر ارزش سند می‌افزاید و اگر چنین نبود، تلاشی برای ساختن نمایه‌های آن، انجام نمی‌شد.
در ادامه، به چگونگی آغاز فرایند نمایه‌سازی اسناد در آستان قدس رضوی، اشاره بفرمایید.
در مهرماه ۱۳۷۶، اداره اسناد تشکیل و امر جمع‌آوری، حفظ و نگهداری و سازماندهی منابع بایگانی‌ای در کتابخانه مرکزی آستان قدس رضوی، متولی مشخصی پیدا می‌کند. در این راستا، بخشی نیز به‌عنوان «بخش آماده‌سازی و بایگانی» در این اداره شکل می‌گیرد که وظیفه آنها سازماندهی و نمایه‌سازی اسناد بود. همچنین در همان سال، با الگوبرداری از مراکز بایگانی‌ای معتبر در کشور همچون سازمان اسناد ملی ایران، کاربرگه‌هایی تهیه می‌شود که بخشی از این برگه‌ها، اختصاص به درج اطلاعات توصیفی اسناد داشت. به عبارتی، شناسنامه تفصیلی سند در آن وارد و ثبت می‌شد و قسمت دیگر به درج کلیدواژه‌ها و توصیفگرهایی اختصاص داشت که نمایه‌سازان آنها را انتخاب می‌کردند. به‌این‌ترتیب، کار نمایه‌سازی اسناد عملاً در آستان قدس رضوی آغاز می‌شود. البته در سال‌های بعد، با تغییرات سازمانی، توسعه فضا و اختصاص امکانات و نیروی انسانی، فعالیت‌ها در حوزه اسناد از ساختار مستقل و مشخص‌تری برخوردار شده تا جایی که در سال ۱۳۷۷، بخش نمایه‌سازی اسناد و آماده‌سازی اسناد ایجاد و وارد مرحله جدیدی می‌شود.
درباره این مرحله جدید بیشتر توضیح دهید.
در سال ۱۳۷۸، نمایه‌سازی اسناد تشکیلات اداری آستان قدس در دوره قاجار در دستور کاربخش آماده‌سازی و بایگانی قرار می‌گیرد و مشکلات مربوط به نوع نگارش و درک مفاهیم اسناد به معضل اصلی که همان عدم آشنایی با اصول علمی و مفاهیم کلی نمایه‌سازی است، اضافه می‌شود. البته کار به‌صورت تجربی ادامه پیدا می‌کند. اما در سال ۱۳۷۹، برنامه‌ریزی‌های بلندمدت‌تری انجام می‌گیرد و تا حدودی چشم‌اندازها تعیین می‌شود. همچنین نمایه‌سازی اسناد در زمینه نحوه مستندسازی اسامی، اشخاص، اماکن و مناطق جغرافیایی، سازمان‌ها، مُهرهای موجود در اسناد و کنترل واژگان، سروسامانی می‌گیرد که از ماحصل آن، شیوه‌نامه‌ای به نام «شیوه‌نامه نمایه‌سازی، چکیده‌نویسی، تدوین اصطلاح‌نامه و مستندسازی در نمایه‌سازی اسناد» تدوین می‌شود که به میزان قابل‌توجهی، روش و روند نمایه‌سازی اسناد را هدفمند و متحول می‌کند.
کارشناسان بخش نمایه‌سازی و مستندسازی اسناد به چه تخصص‌هایی مجهز هستند؟
کارشناسان این بخش، دارای مدرک کارشناسی‌ارشد تاریخ و کتابداری هستند. همچنین آنها با سیاق حروفی و عددی و خوانش اسناد قدیمی؛ از دوره صفویه تا اسناد تایپی دوره معاصر، آشنا هستند.
این بخش چه جایگاهی در میان مراکز اسنادی مشابه کشور دارد؟
بخش نمایه‌سازی و مستندسازی اسناد آستان قدس رضوی، اولین مرکزی است که در ایران، اقدام به آماده‌سازی به‌ویژه نمایه‌سازی اسناد دوره‌های تاریخی صفویه و افشاریه کرده است. همچنین این بخش، با داشتن الگوهای مشخص استاندارد ملی و بین‌المللی، با مشاوره مسئولان و کارشناسان این حرفه، تلاش کرده با تنظیم چارچوب و برنامه‌ای مشخص، ضمن حفظ یکپارچگی و انسجام اسناد، از هویت خاص و ماهیت استثنایی اسناد در نمایه‌سازی آنها، حراست کند.
بخش نمایه‌سازی و مستندسازی اداره اسناد چه اقدامات شاخصی در یک سال اخیر انجام داده است؟
نمایه‌سازی بیش از ۳۵ هزاربرگ از اسناد مختلف در یک سال اخیر، بیانگر تلاش بی‌وقفه کارشناسان بخش در پیشبرد اهداف کلان آستان قدس رضوی، این مجموعه وابسته به بارگاه ملکوتی حضرت رضا (ع) است. در این میان، اقدامات شاخصی شامل جست‌وجوی واژه‌ها با محوریت مزارع، باغات، موقوفات، اشخاص، عناوین و... موجود در اسناد و عکس‌ها برای شناسایی و مستندسازی، نمایه‌سازی و بازبینی اسناد دوره پهلوی دوم، از سال ۱۳۲۰ به بعد، نمایه‌سازی و بازبینی اسناد دوره قاجار (۱۲۷۰-۱۲۳۰ هجری قمری)، نمایه‌سازی و بازبینی اسناد احکام خدام آستان قدس رضوی، ورود و کنترل اطلاعات اسناد مکتوب به سیستم، آموزش نمایه‌سازی به کارورزان، نمایه‌سازی و بازبینی اسناد مدیریت نظارت بر موقوفات آستان قدس رضوی، نمایه‌سازی اسناد صفویه و قاجاریه آستان قدس رضوی و نمایه‌سازی اسناد کتابخانه وزیری یزد، در این مدت، انجام شده است.