تهران- ایرنا- کارشناسان و صاحب‌نظران در نشست تخصصی «روایتگری سازمانی و رسانه‌های نوین در ترویج نظام پیشنهادها» تأکید کردند نظام پیشنهادها را نباید صرفاً یک سازوکار اداری برای دریافت و ارزیابی ایده‌ها دانست، بلکه این نظام بستری راهبردی برای مشارکت سازمانی، توسعه سرمایه انسانی، یادگیری و نوآوری است. به‌باور حاضران، روایتگری سازمانی می‌تواند به نظام پیشنهادها هویت، معنا و تداوم ببخشد و رسانه‌های نوین نیز زمانی در خدمت ارتقای مشارکت قرار می‌گیرند که به فضایی زنده برای تعامل، گفت‌وگو و یادگیری سازمانی تبدیل شوند.
به گزارش روز چهارشنبه گروه علمی ایرنا از سازمان جهاد دانشگاهی تهران، محمد ولدخانی، رئیس سازمان جهاد دانشگاهی تهران، در این نشست که از سلسله‌نشست‌های «نظام پیشنهادها و توسعه ملی» در مرکز فرهنگی زنده‌یاد دکتر سعید کاظمی آشتیانی و با حضور کارشناسان دستگاه‌های اجرایی برگزار شد، اظهار کرد: روایتگری نوعی داستان‌پردازی هدفمند با اثرگذاری و ماندگاری بالاست؛ چنان‌که در قرآن کریم نیز به‌عنوان ارزشمندترین سند هدایت مسلمانان، برای انتقال مفاهیم عمیق از قالب داستان و تمثیل استفاده شده است.
اگر روایت سازمانی به رویدادها، تجربیات عینی و مأموریت‌های سازمان پیوند بخورد، در اذهان ماندگار می‌شود
وی با اشاره به ماهیت دوسویه روایتگری گفت: اگر روایت سازمانی به رویدادها، تجربیات عینی و مأموریت‌های سازمان پیوند بخورد، در اذهان ماندگار می‌شود. نخستین گام روایتگری، خلق «درک مشترک و عمیق» است؛ افراد برای تحلیل و واکاوی چالش‌ها از ابعاد گوناگون می‌کوشند تا تجربیات زیسته خود را در قالب روایت بیان کنند.
رئیس سازمان جهاد دانشگاهی تهران، تسلط بر ابزارهای نوین را از دیگر ضرورت‌های روایتگری برشمرد و افزود: روایتگری ابزاری مؤثر در نگارش و تدوین استراتژی‌هاست. تیم‌های تخصصی با مرور روایت‌های یک دهه اخیرِ سازمان، نقاط قوت و ضعف را بازشناسی و استخراج می‌کنند. همچنین خلق مزیت رقابتی در سازمان‌ها بدون بهره‌گیری از روایتگری امکان‌پذیر نیست.
ولدخانی با بیان اینکه کاهش مشارکت کارکنان گاه ناشی از ناآگاهی یا دیده‌نشدن است، خاطرنشان کرد: روایتگری، فضایی فراهم می‌آورد تا صدای افراد کمتر دیده‌شده و ایده‌های خاموش شنیده شود. روایتگری سازمانی یک «هنر» است که به هویت‌سازی و معنابخشی می‌انجامد؛ البته مشروط بر آنکه فعالیت‌های روایت‌شده دقیقاً در راستای مأموریت‌ها و اهداف کلان سازمان باشد.
وی ادامه داد: برای آنکه مدیران ارشد درک ملموس‌تری از کارایی نظام پیشنهادها پیدا کنند، باید نشان داد که این نظام چگونه سازمان را به اهدافش نزدیک‌تر می‌کند و این تبیین تنها از مسیر روایتگری ملموس محقق می‌شود. از سوی دیگر، تأثیرگذاری و اصلاح مسیرهای نادرست در سازمان با روایت‌های درست و هدایتگر به‌مراتب سریع‌تر از ابلاغیه‌های خشک اداری اتفاق می‌افتد.
رئیس سازمان جهاد دانشگاهی تهران با طرح این پرسش که «چرا روایتگری از بخشنامه‌ها و پیام‌های رسمی کارآمدتر است؟»، تصریح کرد: امروز همه ما در میان انبوهی از شبکه‌های اجتماعی و پیام‌های رسمی احاطه شده‌ایم، اما ذهن انسان اصولاً برای پذیرش داستان طراحی شده است. برای برقراری ارتباط مؤثر با مخاطب باید درگیری حسی و همزادپنداری عاطفی ایجاد کرد. روایتگری بسترساز انتقال فرهنگ است و در نهایت به الگوبرداری رفتاری در بدنه سازمان می‌انجامد.
نقطه آغازین، روایت تحول فرآیندها از مرحله ایده‌پردازی تا پیاده‌سازی موفق است
ولدخانی در تشریح پیوند روایتگری با نظام پیشنهادها گفت: نقطه آغازین، روایت تحول فرآیندها از مرحله ایده‌پردازی تا پیاده‌سازی موفق است. در کنار موفقیت‌های فردی، کارکنان به سختی‌هایی که در مسیر حل یک مسئله پشت سر گذاشته‌اند افتخار می‌کنند و بیان این تجارب زیسته، نظام پیشنهادها را به یک «فرهنگ تکرارپذیر» تبدیل می‌کند. البته نباید فراموش کرد که روایت شکست‌ها و تجارب ناموفق نیز به اندازه روایت دستاوردها درس‌آموز و ارزشمند است.
وی عدم شفافیت، پاسخ‌دهی دیرهنگام و مهم‌تر از همه «فقدان روایت» را از دلایل اصلی افت مشارکت دانست و تأکید کرد: تا زمانی که روایت‌ها شنیده نشوند، قهرمانان واقعی بهبود در سازمان شناخته نخواهند شد. روابط عمومی‌ها وظیفه دارند بستر شنیده‌شدن این داستان‌ها و انعکاس بازخوردهای واقعی را فراهم کنند. استفاده از قالب‌های کوتاه رسانه‌ای، ویدئوکلیپ‌ها، نشست‌های تعاملی و ابزارهای هوش مصنوعی می‌تواند به داده‌های خشک سازمانی روح و پویایی ببخشد.
تجارب پیاده‌سازی نظام پیشنهادها در شرکت آب و فاضلاب استان تهران
در بخش دیگری از این نشست، سیده سمیه رضوی، دبیر نظام پیشنهادهای شرکت آب و فاضلاب استان تهران، با مروری بر تجارب اجرایی، شکست‌ها و موفقیت‌های این شرکت گفت: در مقطعی با وجود پرداخت پاداش‌های مالی، استقبال چشمگیری از نظام پیشنهادها نمی‌شد؛ چراکه انگیزش واقعی ایجاد نشده بود. با تشکیل تیم‌های عارضه‌یابی و تحلیل پارتو مشخص شد که بخش روایتگری و معنابخشی به ایده‌ها، حلقه مفقوده مشارکت است.
وی با اشاره به ثبت ۱۰۴ هزار پیشنهاد، تصویب ۵۰ هزار و اجرای ۱۹ هزار ایده در آبفای تهران از سال ۱۳۸۹ تاکنون، افزود: از سال ۱۳۹۸ استاندارد مسئولیت اجتماعی (ISO 26000) و نظام‌نامه مدیریت مشارکتی مبتنی بر پایداری را تدوین و مستقر کردیم. همچنین برای توانمندسازی کارکنان در حوزه روایتگری، رویدادهای کتاب‌خوانی با محوریت آثاری همچون «ایده عالی مستدام» و جستارنویسی، فستیوال ایده، تورهای منتورینگ و انتشار ماهنامه تخصصی «حرف تا عمل» را طراحی و اجرا کردیم.
سطوح پنج‌گانه پیوند نظام پیشنهادها و روایتگری
در ادامه، بتول کیایی، عضو هیأت علمی سازمان جهاددانشگاهی تهران، با تعریف روایتگری به‌عنوان «دانش و هنر بهره‌گیری از تجربیات برای خلق هویت سازمانی و اثرگذاری»، گفت: شنیده‌شدن زمانی معنا دارد که به تغییر، جهت‌دهی و حل مسئله بینجامد و نشان دهد ایده ثبت‌شده چه سهمی در کاهش هزینه‌ها، رضایت ذی‌نفعان یا بهبود بهره‌وری داشته است.
وی پیوند میان نظام پیشنهادها و روایتگری را در پنج سطح تبیین کرد و گفت: تبدیل پیشنهاد به تجربه‌ای معنادار، تقویت انگیزه از طریق گوش‌دادن فعال مدیران، تبدیل تجربه فردی به یادگیری جمعی، تقویت اعتماد و هم‌افزایی سازمانی و نهادینه‌سازی فرهنگ بهبود مستمر (کایزن) شامل این پنج سطح است.
کیایی با دسته‌بندی جریان شنیده‌شدن به «عمودی» (تعامل مدیر و کارمند) و «افقی» (تعامل همتایان) خاطرنشان کرد: شنیدن به‌تنهایی کافی نیست؛ سازمان نیازمند فضایی امن و تحلیلی است تا پیشنهادها از زوایای گوناگون توسط کارشناسان فنی، افراد باسابقه و منتقدان منصف چکش‌کاری شوند. نظام پیشنهادها اعلام می‌کند کارکنان چه ایده‌ای دارند، اما روایتگری تبیین می‌کند این ایده چگونه زاده شد، چه موانعی را پشت سر گذاشت و چگونه به بار نشست. هر ایده می‌تواند آغازگر یک روایت باشد و تجمیع این روایت‌هاست که تحول بنیادین سازمان را رقم می‌زند.
دومین نشست از سلسله‌نشست‌های تخصصی «نظام پیشنهادها و توسعه ملی» به همت مرکز توسعه سرمایه انسانی و تعالی سازمانی (HRDC) جهاد دانشگاهی تهران برگزار شد.